DEFIS: Perdeu o Prazo? Multa Mínima de R$200 e Como Regularizar Sua Empresa do Simples Nacional
O prazo para a entrega da DEFIS, a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, para as empresas optantes pelo Simples Nacional encerrou no dia 31 de março. Este ano trouxe uma novidade crucial para os empreendedores: a obrigatoriedade de pagamento de multa para quem atrasou a entrega ou apresentou a declaração com erros.
A DEFIS é uma obrigação anual exigida pela Receita Federal de Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) enquadradas no Simples Nacional. Ela fornece dados econômicos e fiscais essenciais para o governo.
A principal mudança, estabelecida em outubro de 2025 com a atualização das regras do Simples Nacional, é que a falta de entrega da DEFIS dentro do prazo agora resulta em multa. Anteriormente, a penalidade era mais branda, impedindo apenas o pagamento dos impostos mensais caso a declaração do ano anterior não fosse entregue. Conforme informações divulgadas pelo InvestNews, a multa mínima para quem descumpriu o prazo é de R$ 200, mas pode atingir valores significativos.
Entenda as Novas Multas por Atraso ou Erro na DEFIS
A multa por falta de entrega ou atraso na DEFIS é calculada em 2% sobre o valor dos tributos informados na declaração, com incidência mensal. Mesmo que os tributos tenham sido pagos integralmente ao longo do ano, o atraso na entrega da DEFIS gera essa penalidade. O valor máximo da multa pode chegar a 20% do total dos tributos devidos.
Para quem comete erros ou omissões na DEFIS, a multa é de R$ 100 para cada grupo de dez informações incorretas ou omitidas. É importante notar que a multa mínima, mesmo em casos de pequenos atrasos, é de R$ 200. Valdir de Oliveira Amorim, especialista da IOB, alerta que não há um período mínimo ou máximo de atraso para que a multa seja aplicada; qualquer atraso após o dia 31 de março já sujeita a empresa às penalidades.
Cálculo da Multa: Um Exemplo Prático
Para ilustrar o impacto financeiro, considere uma empresa do Simples Nacional que faturou R$ 3 milhões em 2025 e recolheu R$ 300 mil em tributos ao longo do ano, com uma carga tributária média de 10%. Se a DEFIS fosse enviada com apenas 15 dias de atraso, a multa seria de R$ 6 mil, correspondendo a 2% sobre os R$ 300 mil de impostos pagos. Caso o atraso se estendesse por dois meses, a multa poderia dobrar, totalizando R$ 12 mil, pois o cálculo considera o mês-calendário.
A Receita Federal oferece um incentivo para a regularização espontânea. As multas podem ser reduzidas em 50% se a declaração for apresentada antes de qualquer notificação por parte do fisco. No entanto, o valor mínimo de R$ 200 ainda se aplica, o que significa que o desconto não é válido se o valor final com abatimento for inferior a esse montante.
O Risco de Exclusão do Simples Nacional
Amorim, da IOB, também ressalta que empresas do Simples Nacional com débitos tributários pendentes, incluindo multas da DEFIS, correm o risco de serem excluídas do regime. Essa exclusão resulta na perda dos benefícios fiscais simplificados. A Receita Federal geralmente concede um prazo de 90 dias para a regularização, seja por pagamento à vista ou parcelamento, antes de efetivar a exclusão, que passa a valer a partir de 1º de janeiro do ano seguinte.
Como Regularizar sua DEFIS Atrasada
Para regularizar a situação da sua empresa, acesse o portal do Simples Nacional no site da Receita Federal. Utilize seu certificado digital ou código de acesso para entrar em “Simples Serviços”, depois em “Cálculo e Declaração” e, por fim, em “PGDAS-D e DEFIS”. Nesta seção, é possível verificar o status das declarações por ano, preencher e transmitir a DEFIS.
A multa por atraso será gerada automaticamente após a transmissão. O pagamento é feito via DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais), que pode ser emitido pelo próprio portal ou pelo e-CAC. Para confirmar a baixa da pendência, verifique em “Certidões e Situações Fiscais”. Após a entrega da DEFIS, o sistema PGDAS-D será liberado para o cálculo dos impostos mensais.
DEFIS vs. IRPJ: Entenda as Diferenças
É importante não confundir a DEFIS com o Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ). A DEFIS é exclusiva para optantes do Simples Nacional e tem caráter informativo, reunindo dados como ganhos de capital, rendimento de sócios, número de empregados, receita de exportação e tributos recolhidos. O IRPJ, por sua vez, aplica-se a outros regimes tributários (lucro presumido e lucro real) e tem o objetivo de apurar o imposto devido sobre os lucros anuais, com recolhimento via DARF.
A DEFIS substituiu a antiga DASN em 2012 para micro e pequenas empresas, sendo que apenas os Microempreendedores Individuais (MEI) ainda entregam a DASN. A DEFIS funciona como um relatório para a Receita, enquanto o IRPJ envolve a apuração e o pagamento direto do tributo.